El trabajo de oficina cambia y su equipamiento también

El signo de los tiempos es la colaboración. Y el trabajo colaborativo, que es la nueva tendencia en el mundo de las empresas e imprime su lógica tanto a los circuitos laborales, como a los organizativos e incluso al diseño de las oficinas. En efecto, la nueva lógica y los nuevos modos de trabajar hacen que deba existir mayor conexión entre los empleados, que la información deba fluir con mayor naturalidad y que la lógica de compartir datos entre sectores y áreas se imponga. Esto obviamente se traduce en la manera en que se organizan los grupos de trabajo, y tiene su correlato en la forma de concebir, diseñar, plasmar y organizar el mobiliario para las oficinas, y también los equipos tecnológicos que le dan sustento al trabajo. Hoy la tendencia es hacia el diseño de oficinas exentas de paredes, donde la “transparencia” sea el leitmotiv. De hecho, hasta se tiende a armar espacios sin despachos para los jefes.

Las instalaciones de este modo dan respuesta a una premisa esencial de los tiempos que corren: agilizar la comunicación, evitar las barreras inútiles, propiciar la cooperación entre sectores y eliminar las jerarquías inútiles. Funciones que antes se atomizaban hoy se tienden a unificar. Por ejemplo tomemos el caso de los puestos de impresión. Antes cada empleado tenía su impresora en el escritorio. Hoy eso es impensable. A lo sumo se arma un puesto de impresión por cada oficina, con uno o más equipos multifunción que prestan servicio al conjunto de empleados. Y lo propio ocurre con los puestos de trabajo: antes cada empleado tenía su escritorio individual.

Hoy la lógica es crear “islas de trabajo” en el que un grupo importante de colaboradores comparte el espacio: cada uno tiene su módulo individual, pero pegado al de otros compañeros en un conjunto orgánico en el que existe proximidad donde la comunicación se favorece, y donde los compañeros de trabajo pueden verse cara a cara. De este modo también se ahorran espacios, en un tiempo donde además el metro cuadrado de alquiler cotiza siempre en alza.

Las jerarquías en el trabajo del siglo XXI

El modelo de la colaboración atraviesa a todas las compañías, aunque obviamente según el foco de negocio y actividad, cada empresa deberá pensar la configuración de sus espacios con criterios propios. Además de apuntar a la fluidez y la mayor colaboración, otro tema que se busca propiciar es la creatividad. La consigna es integrar a la gente, evitar las barreras y propiciar el trabajo en equipo. Por eso las oficinas hoy son mucho más abiertas, no tienen cubículos ni oficinas especiales para los jefes. De hecho éstos últimos ya no cuentan con mobiliario a pedido ni con espacios tan amplios como en el pasado, donde se buscaba marcar los niveles jerárquicos con claridad. Hoy las jerarquías no es que se disuelven –porque muchas veces los jefes disponen igual de oficinas privadas- pero se busca que los líderes estén mucho más conectados con sus equipos, incluso desde lo espacial. Antes los jefes por ahí tenían oficinas muy amplias y cerradas, cosa que por otro lado carecía de sentido porque en verdad no pasaban tanto tiempo en sus despachos y por lo tanto se subutilizaban muchos metros cuadrados.

Hoy en cambio los despachos son más modestos en términos de dimensiones, y en general son vidriados, de modo de habilitar el paradigma de la “transparencia” y la comunicación. Por otro lado, como decíamos, las mesas comunitarias reemplazaron ya a los escritorios individuales. En algunas empresas los empleados todavía tienen su puesto fijo en las islas de trabajo; en otras van rotando, ya que la movilidad permite que no haya necesidad de tener una computadora de escritorio y que la gente pueda rotar de acuerdo a la necesidad de cada momento y proyecto. Esto último revela otra tendencia pués el personal ya no se “amarra” a un escritorio, sino que hoy el trabajo es más móvil, a veces incluso se hace desde el hogar o desde locaciones de clientes. .

Los cambios tecnológicos cambian la manera de trabajar y el diseño del mobiliario

De lo anterior se desprende claramente que el paradigma de la movilidad también impacta claramente en la forma de armar los espacios de trabajo. Por otro lado, el hecho de que hoy la computación esté migrando básicamente hacia la Nube, hace que los equipos no requieran tanta capacidad de almacenamiento y que puedan ser más “delgados” y móviles. Se busca que la tecnología permita una mayor movilidad del personal, y que las oficinas puedan replicar este paradigma con islas de trabajo versátiles y compartidas. De tal suerte, los compartimentos estancos van quedando en el pasado y hoy se busca que exista un modelo “de puertas abiertas”. Incluso hay compañías que apuestan por armar grupos de trabajo interdisciplinarios, que no se organizan por áreas. Es decir, hoy más que agrupar a la gente por jerarquías, se las agrupa por proyecto (ya ni siquiera por tipo específicos de actividad). Además en los nuevos diseños es importante que haya espacios comunes (por ejemplo para comer, salas de capacitación, espacios para recibir clientes y proveedores, salas de reuniones, etc.). El paradigma del trabajo “sin papeles” complementa todos estos cambios, que en su conjunto buscan dar lugar a espacios de trabajo más sustentables, multifuncionales, amenos y comunitarios. Traducido al mobiliario, las nuevas tecnologías imponen el viraje hacia un equipamiento modular adaptable. La iluminación también es un factor importante en este rediseño de los espacios, ya que se busca que haya más luz (cosa que se logra con la eliminación de barreras y paredes). Este criterio también está relacionado con la necesidad de fomentar la creatividad y la innovación.

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